Datenschutzerklärung der Teilnehmer des 31. Deutschen Notartags

Die Bundesnotarkammer (nachfolgend „BNotK" oder „wir") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst.

Diese Datenschutzerklärung soll dazu dienen, Sie über die Art, den Umfang, den Ort und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltung und des Webseitenbesuchs zu informieren.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die BNotK. Sie können uns wie folgt erreichen:

2. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der BNotK können Sie wie folgt erreichen:

3. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Webseite

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (nachfolgend „DS-GVO") und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG").

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite überträgt Ihr Webbrowser folgende Nutzungsdaten:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Daten nicht gefunden etc.)
• Verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• Vollständige IP-Adresse des auffordernden Rechners
• Übertragene Datenmenge

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen eine fehlerfreie Webseite zur Verfügung zu stellen, um eventuell auftretende technische Probleme zu erkennen und zu beheben sowie einen Missbrauch unseres Angebots zu verhindern und ggf. zu verfolgen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Nutzungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO, §§ 78 ff. BNotO. Die Speicherdauer Ihrer oben genannten Nutzungsdaten beträgt maximal 30 Tage.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung und beim Besuch der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung werden Ihre personenbezogenen Daten nur insoweit verarbeitet, wie dies gesetzlich erlaubt ist. Dies gilt auch für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

a) Teilnahmedaten: ggf. Anrede, Titel, Vorname und Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Angaben zu Organisation und Funktion sowie Angaben zu Ihrem Alter

Diese als erforderlich gekennzeichneten Daten benötigen wir für Ihre Anmeldung zur Veranstaltung und zur Zusendung Ihrer Teilnahmebestätigung, als optional gekennzeichnete Daten können Sie uns freiwillig mitteilen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

b) Rechnungsdaten: Dienstanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ/Ort), Kontodaten (IBAN, BIC), Verwendungszweck, Betrag

Die Rechnungsadresse benötigen wir zur Zusendung der Anmeldebestätigung sowie Ihres Teilnehmertickets; Ihre Kontodaten erhalten wir bei Zahlung. Zur besseren Zuordnung der Rechnung erstellen wir eine Registrierungsnummer, die wir Ihnen mit der Anmeldung mitteilen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i.V.m. § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO.

c) Begleitprogramm und allgemeine Fragen: Begleitprogramm, körperliche Einschränkungen und Angaben zu Essgewohnheiten

Sie haben die Möglichkeit, an Begleitprogramm wie einem Dinner und einem Ausflug teilzunehmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, verarbeiten wir neben der Anmeldung zum Programm ggf. weitere Daten. Zudem stellen wir allgemeine Fragen zu körperlichen Einschränkungen und Ernährungsgewohnheiten, um diese bei unserer Planung der Veranstaltung berücksichtigen zu können. Soweit Sie freiwillig Angaben zu Ihren Essgewohnheiten (z. B. Allergien oder religiöse Speisevorschriften) oder körperlichen Einschränkungen machen, erfolgt die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie durch Absenden des Formulars erteilen).

d) Angaben der Begleitperson: Anrede, Titel, Vorname und Name

Sofern Sie eine Begleitperson mitbringen möchten, benötigen wir für die Ausstellung eines Tagungsausweises und ggf. die Einlasskontrolle den Namen Ihrer Begleitperson. Bitte informieren Sie die Begleitpersonen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

e) Fotos: Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass während der gesamten Veranstaltung ein Fotograf anwesend sein wird, der in unserem Auftrag Fotos erstellt, die im Rahmen der Berichterstattung über die Veranstaltung in Print- und Online-Medien der BNotK, auf unserem LinkedIn-Kanal sowie in unserem Intranet veröffentlicht werden können. Wir verarbeiten dabei auch personenbezogene Bilddaten, um die Veranstaltung zu dokumentieren. Dies geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 BDSG und § 78 BNotO, da die Öffentlichkeitsarbeit zu den Annexaufgaben der BNotK gehört. Sollten wir Porträtaufnahmen von Ihnen anfertigen und veröffentlichen, holen wir vorab eine Einwilligung ein, soweit das erforderlich ist. Die Fotos werden bis zur nächsten Veranstaltung gespeichert.

4. Speicherdauer

Alle Daten werden ab der Beendigung der Veranstaltung, zur Abwicklung und Nachbereitung, gespeichert und spätestens spätestens innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Ausgenommen sind die Daten auf der Rechnung, die aufgrund der gesetzlichen Fristen gemäß § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO für bis zu zehn Jahre aufzubewahren sind.

5. Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Wir übermitteln Ihre Daten im Rahmen der beschriebenen Zwecke an folgende Empfänger:

Dienstleister für die Veranstaltungsplanung;

Dienstleister, die uns bei der Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung unterstützen, z. B. Konferenzcenter, Fotografen;

Finanzdienstleister wie Banken für die Zahlungsabwicklung;

Dienstleister, die Webseiten und Software für uns hosten (Auftragsverarbeiter). Alle unsere Auftragsverarbeiter wurden gem. Art. 28 DSGVO durch vertragliche Regelungen dazu verpflichtet, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen und Ihre Daten nicht außerhalb der EU zu verarbeiten.

6. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BNotK bestehen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Rechten oder zu deren Ausübung an support@notartag.de

7. Beschwerderecht

Außerdem steht Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der für uns in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu.